Trabalhadores
A área de SGI da Araxá acompanhava centenas de requisitos legais aplicáveis às operações de engenharia, serviços e operação e manutenção (O&M) em processos manuais. Hoje, a revisão regulatória chega pronta, as atualizações normativas são aplicadas em lote para múltiplas empresas com poucos cliques e a evidência para auditorias de certificação é apresentada em segundos.
A excelência operacional da Araxá Soluções
A Araxá Soluções é uma referência no mercado brasileiro de engenharia, prestação de serviços técnicos, consultorias, projetos, engenharia do proprietário, implantação de empreendimentos de energia renovável e O&M - operação e manutenção. Com uma atuação caracterizada pelo alto nível de exigência técnica e regulatória, a organização estrutura suas operações em três frentes de negócios estratégicas: Araxá Engenharia, Araxá Serviços e Araxá O&M.
Para sustentar esse crescimento e garantir segurança jurídica e operacional em todas as frentes de trabalho, a empresa mantém um rigoroso Sistema Integrado de Gestão Araxá (SIGA). O SIGA engloba três das principais certificações internacionais de gestão:
- ISO 9001 (Gestão da Qualidade);
- ISO 14001 (Gestão Ambiental);
- ISO 45001 (Saúde e Segurança Ocupacional).
A gestão dessas diretrizes envolve equipes multidisciplinares dedicadas às áreas de Qualidade, Segurança e Saúde no Trabalho, Meio Ambiente e Sustentabilidade. Cada uma dessas frentes lida diariamente com normativas federais, estaduais e municipais dinâmicas, além de exigências diretas de clientes de grande porte.
Além do compromisso com as normas ISO, a Araxá é signatária do Movimento ODS (Objetivos de Desenvolvimento Sustentável) de Santa Catarina. Essa atuação fortalece a governança corporativa da organização perante investidores, órgãos ambientais e o mercado nacional.
A complexidade do mapeamento manual e os riscos de auditoria
Em organizações de alta complexidade operacional, o monitoramento de legislação costuma ser um dos maiores gargalos das equipes de QSMS e SGI. Antes da consolidação de uma ferramenta centralizada, a gestão de requisitos legais dependia da checagem contínua de diários oficiais e de planilhas dispersas entre os departamentos de Meio Ambiente e Segurança do Trabalho.
Gerenciar a conformidade legal por meio de controles manuais traz desafios estruturais que comprometem a eficiência da área:
- Cobertura difícil de assegurar. A publicação diária de novas leis, portarias e normas técnicas cria um volume de dados que o acompanhamento manual dificilmente alcança com segurança.
- Trabalho duplicado em múltiplas unidades. Com a estruturação do Grupo em três empresas distintas, aplicar e checar uma mesma atualização normativa exigia replicar o procedimento individualmente para cada CNPJ.
- Controle disperso de licenças e condicionantes. Licenças ambientais, outorgas e certificados de bombeiros eram acompanhados em planilhas à parte, exigindo abertura frequente de arquivos para checagem de prazos de renovação.
- Consumo excessivo de tempo técnico. Profissionais altamente qualificados gastavam horas em tarefas administrativas e de digitação, em vez de focar em ações preventivas no campo e na melhoria contínua dos processos.
- Risco de achados em auditorias de recertificação. A proximidade de auditorias internas e externas gerava uma corrida contra o tempo para organizar evidências, atualizar status e renomear arquivos de comprovação.
Como relembra a equipe da Araxá, depender exclusivamente de planilhas manuais gerava insegurança jurídica e operacional. Qualquer alteração em uma norma estadual de bombeiros ou em diretrizes ambientais de destinação de resíduos poderia passar despercebida, o que expõe a empresa a autuações, perda de prazos de condicionantes e não conformidades em auditorias de certificação ISO. É exatamente esse tipo de exposição que o mapeamento de risco legalexiste para reduzir.
A decisão e a implementação: adoção do sistema Requisitos Legais da Greenlegis
Para mitigar vulnerabilidades e estabelecer um padrão de excelência contínua, a Araxá adotou o sistema Requisitos Legais da Greenlegis como plataforma oficial de gestão de compliance socioambiental e de saúde e segurança do trabalho.
A escolha fundamentou-se na necessidade de ter uma plataforma centralizada, intuitiva e dotada de monitoramento jurídico especializado. A ferramenta responde ao fluxo de trabalho real das equipes de QSMS e SGI, transformando uma obrigação burocrática em um processo dinâmico e preventivo.
O que mudou no fluxo de trabalho
A implementação do sistema Requisitos Legais permitiu reorganizar a rotina de conformidade sem traumas operacionais ou longos períodos de adaptação. Quatro funcionalidades foram decisivas no dia a dia das empresas envolvidas.
- Gestão corporativa de múltiplas unidades. A capacidade de selecionar simultaneamente as três empresas e atualizar o atendimento aos requisitos legais de uma só vez eliminou a redundância e reduziu de forma expressiva o tempo gasto na operação.
- Centralização de licenças e documentos. O controle de licenças ambientais e certidões saiu das planilhas e foi integrado ao calendário automatizado do sistema. A própria plataforma emite alertas preventivos de vencimento, o que permite acionar fornecedores e órgãos ambientais com antecedência. Esse é o núcleo do que a Greenlegis chama de sistema de conformidade legal.
- Padronização e organização de evidências. A área de gestão de documentos permitiu organizar nomenclaturas, eliminar arquivos duplicados e vincular cada evidência diretamente ao artigo legal correspondente.
- Suporte jurídico especializado integrado. Sempre que surge dúvida na interpretação de uma nova lei ou exigência de órgão ambiental, a equipe do SIGA aciona a consultoria jurídica da Greenlegis pela plataforma e recebe pareceres rápidos e fundamentados.
Resultados: da conformidade em auditoria à cultura de compliance preventivo
Os ganhos obtidos pela Araxá ultrapassam a automação de tarefas. A ferramenta elevou o nível de maturidade do Sistema Integrado de Gestão Araxá e mudou a forma como a conformidade é tratada dentro da empresa.
1. Auditorias de certificação com menos apontamentos e menos correria
A Araxá passa por auditorias internas e externas duas vezes ao ano para manter suas certificações ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. Com a plataforma Greenlegis, o tempo de preparação para esses eventos caiu de forma significativa.
Quando o auditor solicita a comprovação do atendimento a uma norma legal, a equipe acessa o sistema Requisitos Legais e apresenta o requisito mapeado com a respectiva evidência anexada e válida. O efeito dessa organização aparece na redução consistente de apontamentos relacionados a requisitos legais nos ciclos recentes de auditoria, e na eliminação da corrida de última hora para reunir comprovações.
2. Suporte jurídico ágil na defesa de posicionamentos técnicos
Durante uma auditoria ambiental recente, o auditor questionou a forma de inclusão do Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos (PGRS) no sistema online do órgão ambiental estadual. A legislação apresentava margem para dubiedade técnica.
A equipe de Meio Ambiente da Araxá acionou o suporte jurídico da Greenlegis pela plataforma e, em pouco tempo, recebeu uma análise parecerista fundamentada na legislação aplicável. Com essa orientação, a equipe apresentou os argumentos técnicos necessários e demonstrou a conformidade do procedimento perante o auditor. Esse tipo de discussão é cada vez mais comum em temas de resíduos, onde o compliance de logística reversa e a destinação final concentram boa parte dos questionamentos de auditoria.
3. Visibilidade ampliada para detalhes operacionais do dia a dia
O dashboard do sistema Requisitos Legais atua como radar preventivo para normativas técnicas que costumam passar despercebidas em controles manuais. A plataforma sinaliza desde grandes condicionantes ambientais até exigências operacionais detalhadas, como regras de sinalização de brigada de incêndio, identificação de voltagem em tomadas e sinalização de proibição de fumar em prédios comerciais.
Esse mesmo mecanismo é o que sustenta a conexão entre requisito legal e levantamento de aspectos e impactos ambientais exigido pela ISO 14001, e o que permite acompanhar frentes novas de exigência, como os fatores de risco psicossocial incorporados à NR-1.
Com base nesses alertas, a equipe do SIGA instituiu reuniões mensais de alinhamento com duração de 30 minutos. Nelas, os líderes de Qualidade, Meio Ambiente e Segurança revisam as pendências do mês e estabelecem metas de inspeção preventiva.
4. Engajamento corporativo e consolidação da cultura de qualidade
A facilidade de uso do sistema ajudou a reduzir a resistência natural que costuma ocorrer quando processos em planilhas são substituídos por softwares. Novos colaboradores encontram uma estrutura organizada, com trilhas de treinamento disponibilizadas pela Greenlegis que aceleram o aprendizado.
O ponto decisivo, porém, não é a ferramenta. É a regra que a equipe estabeleceu para si mesma. A atualização dos requisitos legais na Araxá não disputa prioridade com as demandas do dia, porque foi retirada da fila de negociação.
Essa decisão resolve o problema mais comum na gestão de conformidade legal, que é o problema da prioridade. A atualização da matriz quase nunca é urgente, e só se torna urgente no dia da auditoria, quando já é tarde. Ao classificá-la como inegociável, a empresa transforma a rotina em condição de operação, e a plataforma passa a entregar todo o seu potencial.
O que vem agora: governança ESG, sustentabilidade e expansão de escopo
Com a gestão de requisitos legais consolidada, a Araxá direciona energia técnica para projetos de maior valor estratégico. A confiabilidade dos dados extraídos do sistema tornou-se base de sustentação para os relatórios ESG e institucionais da empresa.
A empresa utiliza as métricas de conformidade legal para alimentar indicadores de questionários e ratings de sustentabilidade exigidos por grandes clientes e investidores globais:
- Relatório anual de sustentabilidade baseado na norma GRI, no qual o atendimento rigoroso à legislação socioambiental é requisito obrigatório;
- Plataformas globais de avaliação ESG, como CDP e EcoVadis;
- Inventários de gases de efeito estufa e ações do Movimento ODS Santa Catarina.
Esse é o ponto em que conformidade legal deixa de ser tema de auditoria e passa a ser insumo de captação e de contrato, movimento que se acelera com a agenda de sustentabilidade verificável e com a entrada em vigor da Taxonomia Sustentável Brasileira.
À medida que a Araxá Soluções expande operações de engenharia e contratos de O&M pelo Brasil, o sistema Requisitos Legais acompanha esse crescimento de forma escalável. O escopo monitorado saltou de pouco mais de 100 requisitos para mais de 200 itens em um ano, e segue em atualização constante. Cada novo contrato ou unidade de negócio nasce com a cobertura de compliance legal estruturada desde o primeiro dia.
Duas frentes entram no radar da área nos próximos ciclos. A primeira é a revisão da ISO 14001, que exige preparação antecipada para a transição. A segunda é a gestão de mudanças no SGI, que passa a ter requisito próprio e conversa diretamente com a rotina que o Grupo já construiu.
Perguntas frequentes sobre gestão de requisitos legais com a Greenlegis
Para apoiar gestores de QSMS, SGI e compliance que buscam evoluir a maturidade regulatória de suas empresas, reunimos as principais dúvidas operacionais sobre o sistema Requisitos Legais, respondidas com base na experiência prática da Araxá Soluções.
1. Quanto tempo leva a implantação em uma empresa com múltiplas unidades? A implantação é rápida, porque a Greenlegis entrega a base inicial de requisitos legais previamente mapeada e personalizada para o perfil, setor e localização das unidades do cliente. Na Araxá, que gerencia três frentes de atuação, o processo de adequação e carga de dados ocorreu de forma fluida. A plataforma permitiu que a equipe assumisse a rotina de monitoramento sem treinamentos extensos ou paralisações operacionais.
2. Quem é responsável por manter a base de legislação atualizada no sistema? A atualização é realizada de forma contínua pela equipe jurídica especializada da Greenlegis, que monitora diariamente os diários oficiais das esferas federal, estadual e municipal. Quando uma lei, portaria ou norma técnica é criada ou alterada, a Greenlegis insere a atualização no sistema e notifica a empresa. Cabe à equipe interna do cliente avaliar a aplicabilidade do dispositivo à sua operação e anexar a evidência de cumprimento.
3. Como o sistema identifica quando uma norma é alterada e qual o impacto para a empresa? O sistema possui um dashboard que destaca visualmente qualquer alteração normativa recente. A ferramenta identifica o dispositivo legal alterado, apresenta um resumo prático do impacto da mudança e atualiza o status do requisito para análise. Também emite alertas por e-mail e newsletters regulatórias que mantêm os gestores informados antes dos prazos de auditoria.
4. O sistema atende empresas com múltiplos CNPJs ou diversas unidades operacionais? Sim, e esse é um dos maiores diferenciais da plataforma. O recurso de atualização em lote permite selecionar múltiplas unidades ou empresas do mesmo grupo e atualizar o atendimento aos requisitos aplicáveis simultaneamente. A Araxá Soluções utiliza essa funcionalidade para gerenciar a Araxá Engenharia, a Araxá Serviços e a Araxá O&M em um único ambiente, com economia expressiva de horas de trabalho repetitivo.
5. Como o suporte jurídico da Greenlegis atua durante auditorias de certificação ISO? O suporte funciona como extensão da equipe interna do cliente. Caso surjam dúvidas sobre a interpretação de uma norma ou questionamentos de auditores externos durante auditorias de certificação, o cliente abre um chamado na plataforma. A equipe de pareceristas responde com agilidade, fornecendo embasamento jurídico para respaldar os procedimentos da empresa.
6. Como fica a organização e a validade das evidências para comprovação em auditoria? Cada requisito legal possui um módulo dedicado ao armazenamento e gestão de documentos. O cliente faz o upload de licenças, laudos, certificados, relatórios e comprovantes, associando-os diretamente ao requisito correspondente. O sistema permite padronizar nomenclaturas, controlar datas de validade com alertas de renovação e exportar relatórios completos para apresentação imediata aos auditores.
A rotina da Araxá mostra que a conformidade legal deixa de ser custo quando vira informação confiável para decisão. Sua equipe de SGI, QSMS, ESG e compliance pode fazer o mesmo caminho.
Agende uma demonstração do sistema Requisitos Legais com os especialistas da Greenlegis
