A tecnologia está cada vez mais presente nas atividades das empresas, graças à sua capacidade de otimizar processos, economizar recursos e até de diminuir o consumo de recursos naturais (desde que usada corretamente).
Com a pandemia da Covid-19, muitas empresas foram obrigadas a se adaptar ao cenário de isolamento e substituir processos e documentos físicos por formatos digitais.
Como resultado imediato do período pandêmico, por exemplo, houve a intensificação do declínio na demanda por papel gráfico, o que incluiu a diminuição nas impressões nos escritórios.
O motivo atribuído pela McKinsey, empresa global de consultoria em gestão, foi justamente o trabalho remoto, que se tornou obrigatório para boa parcela do mercado brasileiro durante a pandemia da Covid-19 — tendência que permanece no mercado pós-pandêmico.
No entanto, o uso de tecnologias na rotina corporativa já estava em ascensão antes mesmo da pandemia, que claramente intensificou os processos, e agora segue crescendo.
68% das empresas B2B do Brasil afirmam que hoje estão mais digitais do que eram no início da pandemia
73% passaram a usar mais ferramentas digitais desde o início de 2020.
No gráfico abaixo, é possível verificar que os gastos e investimentos em Tecnologia da Informação - TI nas empresas tiveram uma tendência crescente nos últimos anos:
de 1,3% em 1988 para 10% em 2024
Fonte: 36ª PESQUISA ANUAL: USO DA TI NAS EMPRESAS – FGVcia
Mesmo se colocarmos de lado a obrigatoriedade imposta pela pandemia à época, há ainda outros diversos motivos para as empresas preferirem os formatos digitais ou ferramentas digitais:
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A diminuição do consumo de papel é uma consequência natural da substituição dos processos físicos pelos meios digitais.
Para ter noção de como o uso de papel é constante nas rotinas corporativas, basta pensar em todos os documentos físicos que uma empresa gera e armazena, como:
Com a tecnologia, tudo pode ser digitalizado e armazenado na nuvem, sem gasto de papel!
O Brasil, que é um grande produtor e consumidor de papel, produziu 10,8 milhões de toneladas em 2023. Deste total, mais de 2 milhões de toneladas foram para uso em impressão e escrita.
Dados do Relatório da Industria Brasileira de Arvores de 2024.
É importante destacar que, para cada tonelada de papel produzida, geralmente são necessários:
A adoção de meios digitais acarreta uma queda também no consumo de todos estes recursos naturais utilizados para produção de papel.
É importante ressaltar que a produção de hardwares e a manutenção de ferramentas digitais também podem impactar o meio ambiente, por isso é extremamente importante utilizá-los (e descartá-los) de forma conscientemente e responsável.
Ao preferir por formas de armazenamento ou operação em nuvem, em vez dos métodos convencionais, empresas também reduzem significativamente as emissões de carbono na atmosfera.
A redução é resultado da consecutiva diminuição das atividades de produção e manutenção dos métodos físicos, como os gastos da indústria do papel e da celulose, por exemplo.
Migrações para a nuvem pública podem reduzir a emissão global de carbono (CO2) em 59 milhões de toneladas por ano. Isto representa uma redução de 5,9% no total de emissões de Tecnologia da Informação e equipara-se a retirar 22 milhões de carros de circulação.
Fonte: Accenture
O movimento Net Zero (pelo equilíbrio entre a emissão de gases de efeito estufa - GEE na atmosfera e a quantidade removida) tem crescido e as empresas estão cada vez mais preocupadas com a pauta.
No Brasil, foi sancionada a Lei nº 15.042/2024, que institui o Sistema Brasileiro de Comércio de Emissões de Gases de Efeito Estufa (SBCE). Ela estabelece um limite máximo para as emissões nacionais, distribuindo permissões de emissão que podem ser comercializadas entre empresas.
Com isso, o que era apenas uma boa prática, passa a ser obrigatório: as empresas deverão se responsabilizar pelas emissões de gases do efeito estufa e procurar por práticas mais sustentáveis.
Lei do Mercado de Carbono: Novas Regras e Impactos para Empresas
Com a digitalização de registros, pilhas de papel em arquivos físicos podem ser substituídos por documentos online.
A legislação determina o prazo de armazenamento de alguns desses registros, que podem permanecer por anos em gavetas dos escritórios.
Exemplo:
As Normas Regulamentadoras (NRs) do Ministério do Trabalho detalham diferentes obrigações para documentação e prazos de guarda. O objetivo é garantir a saúde, a segurança e o bem-estar dos trabalhadores.
A NR-7 (PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) determina que alguns prontuários devem ser mantidos, exceto em alguns casos, por 20 anos após o desligamento do colaborador.
Gestão de Documentos de Conformidade Legal: o que diz a legislação e como fazer corretamente
No setor público, por exemplo, não é incomum se deparar com salas repletas de pilhas de documentos em papel, mas algumas organizações já estão se providenciando formas alternativas de armazenamento.
Segundo dados da Subsecretaria de Transformação Digital e Atendimento ao Cidadão da Seplag-MG:
“o armazenamento digital de documentos corresponde a uma economia de cerca de 65 mil caixas de arquivos ou 130 mil pastas tipo AZ, além de móveis, espaço físico e demais insumos, como grampos e clipes que seriam utilizados para o acondicionamento desses documentos em papel.”
Um dos grandes trunfos da tecnologia é a sua capacidade de otimizar processos e, consequentemente, melhorar a eficiência operacional nas empresas.
Já é sabido que a substituição de métodos físicos e procedimentos manuais por formas tecnológicas são responsáveis por reduzir um esforço considerável ao executar funções cotidianas (como a gestão de documentos próprios e de terceiros).
Como exemplo, basta pensar na forma de localizar uma informação em arquivos físicos (mesmo que organizados) e contrapor com o método digital, que permite buscar informações com um atalho no teclado (o conhecido Ctrl+f).
É importante ressaltar que apenas aderir às tecnologias presentes no mercado não é sinônimo de sucesso por si só — a ferramenta deve ser qualificada, com suporte e treinamento para as equipes!
Segundo uma pesquisa da Gartner, empresa global de pesquisa e consultoria, 47% dos trabalhadores digitais têm dificuldade para encontrar informações ou dados necessários para executar suas tarefas com eficiência.
Um dos motivos associados é a alta quantidade de aplicativos utilizados por trabalhadores de escritório, o que destaca a demanda por soluções mais universais.
66% dos entrevistados concordaram que melhores resultados comerciais poderiam ser alcançados com aplicativos e dispositivos universalmente aceitos e com suporte para realizar o trabalho.
Impacto da dispersão de aplicativos (porcentagem de entrevistados)
Fonte: Gartner
A pesquisa da Gartner também aponta outros dados importantes sobre o uso da tecnologia no ambiente corporativo, como a importância do suporte técnico dedicado.
Os seis métodos preferidos dos trabalhadores digitais para resolver problemas com a tecnologia que eles usam no trabalho acontecem por meio de suporte interno de TI, sendo os três principais as conversas por telefone, o chat e o e-mail.
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