Manter os documentos da sua empresa, dos seus colaboradores e fornecedores organizados, atualizados e seguros é uma necessidade operacional básica para qualquer negócio. 

Otimize sua gestão documental com a Plataforma Greenlegis: uma solução completa e segura, que garante a proteção e o controle dos seus registros de conformidade legal. 

Mais do que uma exigência administrativa, a legislação brasileira impõe obrigações claras para a gestão de registros corporativos, sejam eles de natureza trabalhista, fiscal ou relacionados a terceiros.  

O motivo é que a comprovação da integridade de uma empresa (o que inclui o cumprimento de obrigações legais, o controle de riscos e a transparência) se dá, em grande parte, justamente por meio desses registros e documentos. 

Além de atender às exigências legais, uma gestão documental eficaz contribui diretamente para a produtividade da empresa, reduz riscos como perda de dados, vazamentos de informações sensíveis e aplicação de multas. 

Neste artigo, você vai entender: 

• O que diz a legislação sobre gestão e armazenamento de documentos; 

• Porque manter documentos atualizados, organizados e acessíveis é vital; 

• Como a tecnologia pode facilitar esse processo; 

• Quais os riscos de uma má gestão documental. 

Gestão de Documentos de Conformidade Legal: o que a legislação exige 

Existem diversas normas e legislações que determinam a obrigatoriedade de guarda e proteção de registros e documentos no ambiente corporativo. Por isso, é necessário consultar as normas aplicáveis para cada tipo de documento para ter certeza de qual é a melhor prática. 

Confira abaixo as principais exigências. 

Armazene os documentos pelo tempo exigido por lei

Cada documento, seja interno ou de terceiros, deve ser armazenado pelo período estipulado pela lei aplicável, o que varia de acordo com o registro em questão. 

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) exige que sejam guardados os documentos relacionados à jornada, contratos, recibos, exames médicos, treinamentos, registros de ponto, e documentos previdenciários e fiscais.  

Muitos desses registros devem ser mantidos por uma determinada quantidade de tempo, pois podem ser solicitados em fiscalizações do Ministério do Trabalho, processos judiciais ou auditorias.  

Os prazos para guarda de documentos trabalhistas são estabelecidos por diferentes legislações, normas regulamentadoras e instruções normativas. Alguns exemplos são: 

• Contratos de trabalho, registros de jornada, folhas e recibos de pagamento: possuem prazo de 5 anos, considerando a prescrição quinzenal trabalhista descrita no artigo 7º, inciso 29 da Constituição Federal.  

• Exames médicos ocupacionais (PCMSO): prazo de, no mínimo, 20 anos após o desligamento do trabalhador, de acordo com a NR-7, item 7.6.1.1. 
• Documentos fiscais e tributários: prazo de 5 anos após o exercício financeiro, de acordo com o Código Nacional Tributário (CTN), nos artigos 173 e 174.  

É importante apontar que, segundo os artigos 603 e 630 da CLT, os registros devem estar disponíveis obrigatoriamente em caso de fiscalizações e inspeções: 

 Art. 603 - Os empregadores são obrigados a prestar aos encarregados da fiscalização os esclarecimentos necessários ao desempenho de sua missão e a exibir-lhes, quando exigidos, na parte relativa ao pagamento de empregados, os seus livros, folhas de pagamento e outros documentos comprobatórios desses pagamentos, sob pena de multa cabível.  

Art. 630 (...) 

3º - O agente da inspeção terá livre acesso a todas as dependências dos estabelecimentos sujeitos ao regime da legislação, sendo as empresas, por seus dirigentes ou prepostos, obrigados a prestar-lhes os esclarecimentos necessários ao desempenho de suas atribuições legais e a exibir-lhes, quando exigidos, quaisquer documentos que digam respeito ao fiel cumprimento das normas de proteção ao trabalho.

Garanta segurança e controle de acesso

É de extrema importância que os registros pessoais estejam armazenados em local seguro e com acesso restrito apenas às pessoas autorizadas/competentes. 

A LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados - estabelece critérios rigorosos para o tratamento de dados pessoais, desde os das pessoas que fazem parte da sua organização até os de terceiros. 

Isso inclui a obrigação de proteger documentos que contenham informações pessoais ou informações sensíveis, como exames admissionais, dados bancários, endereço, RG e CPF.  

O descumprimento da LGPD pode acarretar multas administrativas e até responsabilidade judicial. 

Art. 42. O controlador ou o operador que, em razão do exercício de atividade de tratamento de dados pessoais, causar a outrem dano patrimonial, moral, individual ou coletivo, em violação à legislação de proteção de dados pessoais, é obrigado a repará-lo. 

O artigo 52 da LGPD lista as sanções administrativas que a Autoridade Nacional de Proteção de Dados pode aplicar a controladores e operadores em caso de infrações. Elas incluem, de forma isolada ou cumulativa: 

• Advertência com prazo para correção; 

• Multa simples, de até 2% do faturamento anual (ex-tributos), limitada a R$50 milhões por infração; 

• Multa diária, sujeita ao mesmo teto; 

• Publicização da infração apurada. 

Com a Greenlegis, seus documentos sensíveis são protegidos por camadas de segurança avançadas, com controle de acesso e rastreio de alterações, em total conformidade com a LGPD. 

Para empresas certificadas na ISO 9001:2015, que trata do Sistema de Gestão da Qualidade, é exigido inclusive que sejam estabelecidos critérios claros para quem pode acessar, visualizar e modificar cada tipo de informação, evitando vazamentos e garantindo confidencialidade quando houver dados sensíveis. 

Mantenha os documentos acessíveis, atualizados e protegidos

Outro fator que deve ser observado é como os registros estão armazenados (se em locais de fácil acesso e seguros contra perdas) e se eles estão atualizados. Vale lembrar que documentos vencidos podem acarretar multas e outras sanções legais.  

Como exemplo, existe a norma ISO 9001:2015, adotada amplamente por empresas que buscam certificação de qualidade. Ela exige controle sobre “informações documentadas” (item 7.5), o que inclui não apenas manter os documentos, mas também garantir que estejam acessíveis, atualizados e protegidos contra perdas ou alterações indevidas. 

Algumas das exigências para as corporações certificadas são: 

• Definir responsabilidades e autoridades para garantir que cada documento (procedimento, instrução, formulário, registro) seja elaborado com informações corretas, revisado periodicamente e aprovado antes do uso; 

• Prever formas de proteção contra perda, danos, deterioração ou acesso não autorizado: backups automáticos, criptografia, cópias offline, sistemas de prevenção contra incêndio ou enchentes. 

Tenha total controle sobre os registros da sua empresa, incluindo histórico de versões, anexo de arquivos e organização por áreas com a Green! 

Consulte as exigências de cada norma regulatória

As Normas Regulamentadoras (NRs) do Ministério do Trabalho detalham diferentes obrigações para documentação e prazos de guarda. O objetivo é garantir a saúde, a segurança e o bem-estar dos trabalhadores. 

É necessário consultar cada Norma para verificar o prazo e formato de documento aceito, conforme a atividade do trabalhador. 

Exemplo: 

NR-7 (PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) 

 O PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional é um conjunto de ações coordenadas com foco na prevenção, rastreamento e diagnóstico precoce de doenças relacionadas ao trabalho. Ele exige que o empregador realize e registre: 

• • Exames admissionais, periódicos, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissionais; 

• • Laudos e relatórios médicos que comprovem a aptidão ou restrições do trabalhador. 

Prazo de guarda: Todos esses prontuários devem ser mantidos, exceto em alguns casos, por 20 anos após o desligamento. 

Em todas essas normas e leis citadas acima, a exigência não é apenas “guardar” papéis, mas mantê-los organizados, íntegros e acessíveis. Isso evita perdas, atrasos em auditorias e riscos de autuações! 

Porque usar plataformas digitais na gestão de documentos 

Hoje em dia, é indispensável armazenar documentos em algum ambiente digital, seguro e de fácil acesso. Isso otimiza a rotina de trabalho das equipes, principalmente em empresas de grande porte e com várias unidades espalhadas pelo país. 

Há pouco tempo, pilhas de documentos de RH, comprovantes, certificados e registros impressos espalhados em armários pelo escritório eram uma realidade comum. Hoje em dia, tudo pode ser armazenado na nuvem, em plataformas 100% digitais e com acesso a poucos cliques. Isso reduz o tempo de busca, o retrabalho e o risco de erros.  

É importante lembrar que imprevistos e acidentes acontecem e que incêndios, enchentes, falhas técnicas ou perdas físicas não podem comprometer o histórico documental da sua empresa. Ao adotar soluções em nuvem, por exemplo, a empresa garante a continuidade das operações mesmo em cenários adversos. 

Benefícios estratégicos da digitalização 

Manter os registros e documentos armazenados em plataformas digitais oferecem também vantagens operacionais, legais e estratégicas: 

• Evita multas e sanções por descumprimento de normas em decorrência do extravio ou perda de algum registro; 

• Permite atender prontamente às fiscalizações de órgãos como Ministério do Trabalho, Receita Federal e INSS; 

• Diminui chances de vazamentos, perdas, adulterações e acesso indevido a documentos sensíveis, contratos e informações estratégicas;  

• Facilita auditorias externas e internas, demonstrando conformidade, transparência e controle. 

Não basta armazenar: é preciso acessar rapidamente 

Um dos equívocos mais comuns nas empresas é acreditar que simplesmente guardar documentos em pastas físicas ou arquivos digitais seja suficiente. No entanto, em situações de urgência, como fiscalizações surpresa, acidentes de trabalho ou auditorias, a velocidade de acesso aos registros é tão importante quanto sua existência. 

Empresas que não conseguem localizar rapidamente um contrato, um ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), uma licença ou um certificado de treinamento correm sérios riscos. A morosidade no acesso compromete prazos, prejudica defesas legais e transmite uma imagem de desorganização institucional. 

Riscos de uma gestão documental ineficiente 

Negligenciar a gestão adequada de registros e documentos pode resultar em consequências severas. Entre os riscos mais comuns, se sobressaem: 

• Sanções legais e administrativas: a ausência ou o extravio de documentos pode levar a multas da Receita Federal, Ministério do Trabalho, INSS, entre outros órgãos reguladores. 

• Perda de prazos contratuais e vencimentos: documentos com validade jurídica (como certidões negativas, ASOs, licenças e alvarás) precisam ser atualizados periodicamente. A falta de controle pode gerar bloqueio de contratos e paralisações. 

• Prejuízos judiciais: em ações trabalhistas, por exemplo, a empresa que não consegue comprovar treinamentos, fornecimento de EPIs ou controle de jornada pode ser condenada a indenizações elevadas. 

• Falta de rastreabilidade: em auditorias ou investigações internas, a inexistência de registros confiáveis impede a reconstituição de fatos e compromete a integridade dos processos. 

Esses riscos são amplificados pela crescente complexidade das relações de trabalho e terceirização, onde há um volume considerável de documentos por colaborador e fornecedor, com diferentes exigências legais, prazos e formatos. 

Conclusão 

Manter uma boa gestão de documentos não é mais opcional — é uma necessidade estratégica. Para garantir conformidade e segurança, fique atento aos seguintes pontos: 

• Armazene os documentos conforme os prazos legais; 

• Implemente controle de acesso e segurança da informação; 

• Mantenha tudo atualizado, íntegro e acessível; 

• Consulte normas específicas de cada setor (como NRs, CLT, ISO 9001 e LGPD); 

• Utilize tecnologia para agilizar processos e proteger dados. 

A tecnologia certa evita perdas, protege sua empresa contra multas e fortalece a imagem de controle e transparência. 

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