O Laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho (LTCAT) é um documento obrigatório que...
Porque as Evidências de Conformidade Legal são Fundamentais para a Segurança Jurídica das Empresas
Porque as Evidências de Conformidade Legal são Fundamentais para a Segurança Jurídica das Empresas
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As evidências de conformidade legal são fundamentais para a segurança jurídica e a sustentabilidade das empresas. Elas são utilizadas para comprovar o cumprimento das obrigações legais, normativas e contratuais é um fator
O desafio muitas vezes está em garantir que essas evidências sejam válidas e atualizadas, especialmente diante da complexidade dos requisitos legais aplicáveis a diferentes áreas das organizações.
Para tirar as suas dúvidas, vamos explorar como as evidências de conformidade legal são importantes e apresentar alguns exemplos de registros que podem ser utilizados pela sua empresa para comprovar o cumprimento dos requisitos legais;
O que são evidências de conformidade legal?
Evidências de conformidade legal são documentos, registros ou informações formalizadas que comprovam o cumprimento de obrigações legais ou normativas.
Elas servem como prova documental de que a sua organização realiza, controla ou monitora atividades conforme os requisitos exigidos por leis, pelas normas técnicas, licenças, autorizações ou políticas internas.
As evidências são indispensáveis em auditorias, fiscalizações, investigações e certificações, blindando empresas contra penalidades administrativas, civis e criminais.
Onde as evidências são exigidas?
Para manter a conformidade legal em dia, o primeiro passo para sua empresa é saber quais são as obrigações aplicáveis a ela. Cada obrigação dessas obrigações demanda uma ou mais evidências documentais para comprovação do seu cumprimento.
Evidências de conformidade nas Leis
As obrigações legais do ordenamento brasileiro estão previstas em leis, decretos, portarias e resoluções nos âmbitos federal, estadual e municipal:
- CLT e normas complementares (trabalhista e previdenciário);
- Lei de Crimes Ambientais;
- Código de Defesa do Consumidor;
- Leis sanitárias federais, estaduais e municipais.
Essas normas definem prazos, ordenam procedimentos obrigatórios, demandam documentos e, muitas vezes, definem penalidades pelo descumprimento dessas exigências.
Evidências de conformidade nas normas técnicas e regulamentadoras
As Normas Técnicas - como as da ABNT – e as Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho (NRs) determinam regras e diretrizes de segurança, padronização e qualidade em diversas áreas, o que também demanda evidência de comprovação do cumprimento:
- Normas regulamentadoras (NRs) do Ministério do Trabalho: definem requisitos e procedimentos de segurança e saúde ocupacional (ex.: NR-5, NR-6, NR-35);
- Normas técnicas: padronizam e garantem a qualidade produtos, serviços e processos em diversos setores (ex.: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001)
Evidências de conformidade de órgãos reguladores e fiscalizadores
Agências como IBAMA, ANVISA, INMETRO, MAPA, ANTT, ANEEL, entre outras, estabelecem obrigações específicas setoriais, que muitas vezes exigem o envio ou a manutenção de registros formais (como relatórios, cadastros, comunicados e declarações).
Políticas internas e sistemas de gestão
Empresas que adotam códigos de ética, políticas de compliance ou programas de integridade também estabelecem obrigações internas que precisam de evidências.
É por meio desses registros da conformidade com as políticas que são analisados indicadores, como: eficácia, adesão dos colaboradores, desempenho de processos etc.
Tipos de evidência mais exigidos
Em um sistema de gestão de conformidade legal, toda informação documentada possui relevância, mas a pertinência da evidência depende diretamente da sua capacidade de demonstrar, de forma objetiva e confiável, o cumprimento do requisito legal.
Isso significa que nem toda evidência tem o mesmo peso — e que a escolha correta do documento a ser anexado é fundamental para a robustez do sistema.
As normas ou a obrigações legais já indicam, geralmente, qual documento deve ser anexada para comprovar conformidade. Nestes casos, é essencial que sua empresa siga a orientação, fornecendo exatamente que foi exigido.
Exemplos comuns de evidência do tipo documento:
- CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho)
- Indicadores de desempenho (KPIs)
- LTCAT (Laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho)
- Licenças Ambientais (Prévia - LP, Instalação - LI, Operação - LO)
- Certificados de treinamento
Documentos como esses são obrigatórios justamente porque são evidências diretas do cumprimento das obrigações legais e devem ser mantidas em segurança, dadas as possíveis fiscalizações.
Informações como os formatos e as características dos documentos, assim como onde ter acesso a eles, também estão previstos nos textos das leis e normas ou nos sites oficiais dos órgãos reguladores.
Requisitos sem documento especificado: o que usar como evidência?
Em alguns casos, o requisito legal não especifica um documento padrão a ser apresentado como evidência. Isso é comum, por exemplo, em exigências relacionadas a ações ou proibições legais, como proibição de descarte irregular de resíduos, medidas preventivas em situações de risco ou proibição de práticas discriminatórias, por exemplo.
Em geral, a legislação impõe determinadas condutas que devem ser evitadas ou implementadas, mas não define um formato único de documentação para comprovar isso. Por essa razão, há diferentes formas válidas de evidenciar o atendimento a esses requisitos, desde que estejam em conformidade com os critérios estabelecidos.
Os registros podem incluir evidências fotográficas, prints de sistemas de controle, procedimentos internos implementados ou documentos de comunicação interna. Porém, como dito acima, a evidência escolhida, principalmente em requisitos abertos, deve:
- Ter relação direta com o requisito legal;
- Ser confiável e verificável, com origem rastreável;
- Atestar de forma clara o cumprimento da obrigação;
- Estar vinculada ao procedimento do processo ou atividade da empresa que gerou a obrigação;
- Ser coerente com outras evidências apresentadas para requisitos semelhantes, reforçando a consistência do sistema de gestão.
Exigências comuns para as evidências
Geralmente, a legislação define alguns padrões mínimos para as evidências documentais. Assim, se ater a alguns detalhes pode fazer toda a diferença. No entanto, existem também algumas práticas para quando não houver a indicação de formato ou tipo de evidência.
Formato do documento
O formato adequado da evidência garante sua integridade e facilita o controle digital. Os formatos mais aceitos e recomendados incluem geralmente:
- PDF não editável: padrão ideal para certidões, laudos, relatórios técnicos e licenças;
- Planilhas (XLSX, CSV): utilizadas para evidenciar controles operacionais, desde que contenham cabeçalhos, datas e responsáveis;
- Extratos de sistemas oficiais: evidências geradas por plataformas como eSocial, IBAMA, sistemas de SGI ou ERPs, desde que contenham número de protocolo, data e dados identificadores.
Importante: Os arquivos devem ser legíveis, íntegros e preferencialmente nomeados de forma padronizada para facilitar buscas.
Assinaturas e validações
As exigências para assinaturas, item que confere validade legal e técnica a maioria das evidências, variam conforme o tipo de documento:
- Assinatura de responsável técnico: obrigatória em laudos e programas como LTCAT, PGR, PCMSO, ou qualquer documento emitido por engenheiro ou médico do trabalho.
- Assinatura digital com certificado ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras): exigida para documentos com valor legal perante órgãos públicos (como CAT, declarações fiscais, relatórios ambientais);
- Assinatura eletrônica ou ciência formal do colaborador: exigida em fichas de EPI, certificados de treinamentos em NRs, termos de ciência de conduta ou políticas internas;
Outros elementos essenciais das evidências
Além do formato e da assinatura, toda evidência deve conter elementos que assegurem sua rastreabilidade e vinculação ao requisito. Os principais são:
- Data de emissão e/ou validade: obrigatória em licenças, laudos, certidões e declarações;
- Data de emissão, código de identificação e nº de revisão: procedimento operacional padrão e instrução de trabalho
- Identificação do emissor e do responsável técnico: nome, cargo, registro profissional, CNPJ/CPF;
- Nexo com o processo ou unidade da empresa: a evidência deve estar diretamente relacionada ao local ou atividade a que se refere;
- Referência normativa ou legal (quando aplicável): reforça a vinculação da evidência ao requisito cumprido.
É necessária mais de uma evidência?
A empresa pode optar por manter um sistema mais enxuto, anexando apenas o que é exigido, mas é altamente recomendável que, sempre que possível, sejam adicionadas documentações complementares e atualizados.
Essa prática fortalece a defesa da conformidade, especialmente em auditorias, fiscalizações ou processos de certificação.
Quanto maior a coerência, consistência e clareza da evidência, maior será o peso técnico e jurídico atribuído a ela.
Armazenamento, acesso rápido e organização das evidências: aspectos essenciais no compliance de uma empresa
O armazenamento adequado, o fácil acesso e a organização das evidências são fatores indispensáveis e devem fazer parte da cultura de compliance de uma organização.
A eficácia de um programa de compliance não está apenas na definição de políticas e no mapeamento de obrigações legais, mas também na capacidade de comprovar, com rapidez e segurança, que as obrigações da sua empresa estão sendo cumpridas!
A tecnologia tem apoiado muitas empresas nesse processo, conferindo benefícios como:
- possibilidade de armazenamento seguro;
- Facilidade de acesso às evidências;
- organização sistemática dos registros;
- Rastreabilidade de alterações e acessos.
Tecnologias seguras para armazenamento evitam perdas e inconsistências
Sistemas ou plataformas de armazenamento online são comumente utilizadas por contornar problemas comuns dos processos de gestão de documentos obsoletos:
- evidências em papel espalhadas pelo escritório, o que aumenta o risco de extravio e as chances de duplicação dos registros, dificultam a rastreabilidade e controle da validade delas.
As tecnologias para controle e armazenamento de evidências:
- Garantem a preservação dos documentos originais;
- Viabilizam a padronização dos formatos e nomenclaturas;
- Conferem rastreabilidade completa (quem anexou, quando, qual a versão);
- Possibilitam a gestão de todos os registros em um só ambiente.
O fácil acesso às evidências é essencial em auditorias e fiscalizações
Auditorias internas, externas e fiscalizações de órgãos reguladores exigem agilidade na apresentação das evidências.
Quando os documentos estão organizados e facilmente acessíveis, a empresa:
- ganha tempo e eficiência nos processos de verificação;
- reduz riscos de não conformidade pela falta de comprovação imediata;
- transmite maior credibilidade ao auditor ou fiscal.
As tecnologias de gestão de documentos também contabilizam pontos neste quesito, já que permitem que os registros sejam acessados com rapidez, graças às ferramentas internas de busca e a possibilidade de organização sistematizada das evidências (por requisito, área ou tema).
Controle de datas e de atualizações de evidências: aspectos fundamentais para a conformidade legal
É importante que sua empresa realize um acompanhamento sistemático das datas de vencimento e histórico de alterações das evidências. Essa prática garante:
- Prazos em dia: diversas evidências de requisitos legais possuem data de validade e a negligência no acompanhamento destas pode acarretar sanções severas à sua empresa.
- Uniformidade de informações e rastreabilidade: é importante ter acesso à versão mais atual da evidência e o registro de quando foram feitas as alterações - por quem foram realizadas. A mesma evidência pode ser utilizada em vários requisitos e o uso da versão incorreta reflete automaticamente em todos eles. A identificação das alterações também facilita o esclarecimento de dúvidas e eventuais investigações.
A tecnologia confere, nesses aspectos, ferramentas para:
- controles de prazos e renovação de evidências;
- configuração de notificações para atualização;
- Rastreamento de alterações e versões de documentos.
Conclusão
Manter um sistema de conformidade legal eficaz vai muito além de mapear obrigações — é essencial comprovar seu cumprimento por meio de evidências organizadas, válidas e acessíveis.
Cada documento anexado representa não apenas o atendimento a uma exigência normativa, mas também o compromisso da empresa com a integridade, a transparência e a gestão de riscos.
Evidências vencidas, perdidas ou desatualizadas podem significar dores de cabeça como: multas, interrupção das atividades e sanções penais.
Ao investir na padronização, no armazenamento seguro e no controle digital das evidências, a organização fortalece sua governança, se prepara melhor para auditorias e fiscalizações, evita penalidades e reforça sua credibilidade perante o mercado.
A tecnologia é uma grande aliada das corporações nesses aspectos, justamente porque pode ser utilizada para gerenciar os registros de forma organizada, segura e dentro das exigências legais – desde que seja escolhida uma ferramenta qualificada.
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