Identifiquei uma não conformidade: o que fazer?

A ocorrência de não conformidades em um sistema de gestão é algo comum e que faz parte do dia a dia da maioria das empresas, mas exige atenção, cuidado e ação. Elas indicam falhas ou desvios que podem comprometer a operação da corporação e gerar riscos variados (acidentes, multas e danos à imagem). 

Quer simplificar a identificação e o tratamento de não conformidades? A Plataforma Greenlegis apoia a sua empresa na gestão integrada da conformidade legal e do compliance. 

Identificar uma não conformidade quer dizer que há algum processo, produto ou comportamento que não atende aos requisitos estabelecidos pelas legislações ou normas vigentes. Seguida dessa comprovação, a empresa deve agir para contornar as irregularidades. 

Confira a seguir o que fazer ao identificar uma não conformidade, quais os riscos delas no cotidiano das empresas e sua relação com a sustentabilidade do negócio. 

O Que São as Não Conformidades? 

Segundo a ISO 9001:2015, norma internacional que estabelece os requisitos para um sistema de gestão da qualidade, a não conformidade é o não atendimento a um requisito. Ou seja, é qualquer descumprimento, falha ou desvio em relação a requisitos previamente estabelecidos por normas, leis, contratos, políticas internas, procedimentos ou especificações técnicas.  

Em um sistema de gestão, a não conformidade representa uma quebra de conformidade que compromete a integridade do processo, a qualidade do produto ou serviço, ou a conformidade legal e regulatória da organização. 

Ela pode ocorrer em qualquer área da empresa e em diferentes níveis de criticidade, afetando diretamente a eficiência operacional, a confiança das partes interessadas e a sustentabilidade do negócio. 

Principais origens das não conformidades 

As não conformidades são, em essência, violações dos requisitos previamente estabelecidos (sejam eles legais, internos ou de fornecedores). Elas surgem nas empresas por diversos fatores, como: 

Falhas em Processos e Procedimentos 

As não conformidades muitas vezes surgem porque a empresa não possui procedimentos claros ou bem definidos, o que faz com que as tarefas sejam executadas de formas diferentes.  

Falta de Uniformidade 

É comum que a documentação que comprova a conformidade dos requisitos esteja desatualizada e que não exista padronização nos tipos e gestão dos registros. 

Treinamentos e Capacitações Inadequados 

Outro motivo recorrente é a falta de treinamento adequado para as equipes. Muitas vezes, os colaboradores não sabem exatamente como realizar suas atividades em conformidade com os requisitos, seja por ausência de capacitações específicas ou por falta de atualizações quando há mudanças nos processos. 

Falhas no Planejamento e Controle 

Um planejamento operacional frágil, com prazos ou recursos mal dimensionados, também favorece o surgimento de não conformidades. A isso se soma a falta de monitoramento constante, como auditorias internas ou indicadores de desempenho, e a inexistência de uma análise sistemática de riscos e oportunidades. 

Falhas na Comunicação Interna 

A comunicação ineficiente entre áreas ou colaboradores é outro ponto crítico. Muitas não conformidades acontecem porque informações importantes não chegam a todos os envolvidos, mudanças de processos não são divulgadas adequadamente ou porque há ruídos na comunicação entre setores. 

Falhas Técnicas ou Tecnológicas 

Equipamentos fora de especificação, falta de manutenção preventiva e uso de tecnologias inadequadas para as necessidades da empresa são causas frequentes de desvios. A dependência de sistemas obsoletos ou incompatíveis também compromete o controle dos processos. 

Falta de Comprometimento e Cultura Organizacional 

Por fim, a ausência de uma cultura de qualidade e melhoria contínua faz com que normas e procedimentos sejam desrespeitados ou ignorados. O engajamento e comprometimento dos colaboradores com os objetivos da qualidade é fundamental para evitar repetições de erros e para o surgimento de novas não conformidades. 

Classificação de Tipos de Não Conformidades 

Atualmente, não existem normas que categorizem de forma explícita os tipos de não conformidades. Entretanto, a classificação desses eventos é essencial para garantir um tratamento eficaz, direcionado e estratégico das falhas ou desvios identificados dentro da organização. 

Essa categorização viabiliza a priorização de recursos, a agilidade no tratamento (principalmente das não conformidades mais críticas), a melhoria da gestão de riscos e, principalmente, o atendimento contínuo das normas e certificações. 

Geralmente as classificações das não conformidades acontecem da seguinte forma: 

• Desvio: situação pontual ou de menor impacto, corrigível rapidamente. Exemplo: um funcionário utilizando um EPI incorretamente.  
• Não conformidade menor: uma ação que não atende a um requisito, mas não compromete o sistema de gestão. Exemplo: um relatório mensal arquivado sem a assinatura digital do responsável.  
• Não conformidade maior: descumprimento grave de requisito legal ou falha sistêmica, que pode causar riscos à saúde e segurança. Exemplo: um lote de produtos enviado ao cliente sem passar pela etapa obrigatória de inspeção final de qualidade. 
• Oportunidade de melhoria: Algo que não é não conformidade, mas poderia ser melhorado. Exemplo: utilização de planilhas para verificação manual de rotina, sendo que há sistemas informatizados disponíveis que podem automatizar esse controle. 

PDCA e o Processo Para Sanar as Não Conformidades  

O ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) é uma metodologia que apoia sua empresa na estruturação de planos de ação corretivos da não conformidades, de forma sistemática e contínua.  

Com a Greenlegis, sua empresa pode criar, monitorar e evidenciar planos de ação para corrigir não conformidades de forma estruturada e rastreável.

Contornar as não conformidades é fundamental para manter a integridade dos processos organizacionais e evitar riscos (acidentes, multas e até o fechamento da empresa).   

Veja como utilizar o PDCA na correção das não conformidades: 

1. Planejar (Plan) - Plano de Ação  

O primeiro passo do ciclo PDCA envolve o planejamento das ações corretivas com base em uma análise crítica da não conformidade. Nessa etapa, é essencial compreender profundamente o problema por meio da identificação da causa raiz. Com base nessa análise, o time responsável pode elaborar um plano de ação que contemple: 

• Descrição clara da não conformidade; 

• Causas identificadas; 

• Ações corretivas propostas; 

• Responsáveis pela execução; 

• Prazos; 

• Recursos necessários. 

Um planejamento bem estruturado evita ações paliativas e contribui para a eliminação definitiva da origem do problema. 

2. Executar (Do)

Com o plano traçado, inicia-se a fase de execução das ações corretivas. Todas as medidas previstas devem ser implementadas conforme o cronograma estabelecido. É crucial que cada ação seja devidamente registrada e evidenciada, garantindo rastreabilidade e transparência no processo. 

O envolvimento dos colaboradores é determinante para o sucesso dessa fase, assim como a comunicação clara das tarefas atribuídas. É importante que haja supervisão da execução do processo, o que ajuda a prevenir desvios e garante que o plano seja seguido com disciplina. 

3. Verificar (Check)

Após a implementação, a organização deve verificar se as ações corretivas foram eficazes na eliminação da não conformidade. Nessa fase, os indicadores de desempenho e os registros do processo corrigido devem ser avaliados, com o objetivo de comprovar que o problema não ocorreu novamente. 

Se os resultados não forem satisfatórios, é necessário revisar o plano e realizar novos ajustes. Essa etapa evita a recorrência de falhas e fortalece o controle sobre os processos organizacionais. 

4. Agir (Act)

Com a eficácia comprovada, a organização deve padronizar as melhorias adotadas, incorporando-as aos procedimentos internos, treinamentos e controles operacionais. Se a ação corretiva se mostrar insuficiente, é necessário retomar o ciclo com uma nova abordagem. 

Esse processo estruturado garante não apenas o tratamento imediato do problema, mas também contribui para a melhoria contínua e o fortalecimento da cultura de conformidade dentro da organização. 

Como a Não Conformidade Afetam o Dia a Dia das Empresas 

Em empresas que não possuem mecanismos eficazes para identificar e tratar não conformidades, os resultados são quase sempre os mesmos: desperdícios e riscos.  

Confira os principais impactos que as não conformidades geram no cotidiano corporativo: 

Retrabalho e Perda de Produtividade 

Quando uma não conformidade ocorre, processos precisam ser refeitos, ajustados ou analisados, desviando tempo e recursos da atividade principal da empresa. Isso reduz a eficiência operacional e afeta prazos e entregas. 

Comprometimento da Qualidade 

Não conformidades muitas vezes estão ligadas às falhas na produção e entrega de produtos ou serviços, o que compromete os padrões de qualidade e pode afetar diretamente a satisfação do cliente. 

Aumento de Custos Operacionais 

Os recursos financeiros utilizados para corrigir erros — como substituição de materiais, realocação de equipe ou aplicação de sanções — elevam os custos, mesmo que a falha pareça pontual. 

Riscos Legais e Regulatórios 

Dependendo da gravidade da não conformidade, a empresa pode ser autuada por órgãos fiscalizadores, sofrer sanções legais ou perder certificações, como a ISO 9001. Isso afeta a imagem institucional, pode inviabilizar negócios ou até provocar o fechamento da empresa. 

Impactos na Cultura Organizacional 

A recorrência de não conformidades sinaliza falhas de comunicação, treinamentos ineficientes ou falta de comprometimento com os processos. Isso enfraquece a cultura organizacional, gerando desmotivação na equipe e um entendimento equivocado dos valores da empresa. 

Perda de Confiança do Cliente 

Clientes que percebem falhas constantes tendem a migrar para concorrentes. A reputação da empresa é abalada, e recuperar a confiança pode levar tempo e exigir investimentos adicionais em qualidade e comunicação. 

O impacto das não conformidades vai além do erro técnico: ele compromete a eficiência, a confiança, a competitividade e a reputação da organização. Negligenciá-las é optar por operar sob risco permanente! 

Evite retrabalhos, multas e riscos legais: implemente o sistema de gestão da conformidade robusto e eficiente da Greenlegi. 

Conclusão 

As não conformidades são comuns no ambiente corporativo, mas não devem ser negligenciadas. Elas indicam que o sistema de gestão requer atenção, revisão ou fortalecimento. 

Ignorar uma não conformidade não compromete apenas a qualidade e a conformidade legal, mas a própria capacidade da organização de operar com segurança, previsibilidade e confiança.  

Empresas que adotam esse controle de forma integrada e inteligente ao seu sistema de gestão não apenas corrigem falhas — elas aprendem com elas. A gestão de não conformidades não é custo: é proteção estratégica e inteligência operacional. 

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A Plataforma Greenlegis oferece as ferramentas ideais para transformar não conformidades em oportunidades de melhoria, fortalecendo a cultura de compliance na sua empresa e evitando prejuízos. 

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