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Monitorar a conformidade legal dos seus trabalhadores te ajuda a manter sua empresa sustentável
Manter a empresa ativa, competitiva e livre de passivos trabalhistas exige muito mais do que pagar salários em dia. É preciso adotar um processo estruturado de gestão da conformidade legal dos trabalhadores — um conjunto de rotinas que garante o cumprimento integral das obrigações previstas que impactam a relação entre empregador e empregado.
A seguir, apresentamos um guia que detalha as etapas do processo para reforçar a cultura de compliance trabalhista da sua empresa!
O que é a gestão de conformidade legal dos trabalhadores?
A gestão da conformidade legal dos trabalhadores de uma empresa envolve identificar, atualizar, implementar, monitorar e auditar de todos os requisitos legais aplicáveis às atividades da força de trabalho.
O objetivo é simples:
- evitar multas, indenizações, interdições e danos reputacionais decorrentes de descumprimentos de normas;
- criar um ambiente seguro e saudável para impulsionar a produtividade e o engajamento dos colaboradores.
Recentemente, a importância desse pilar cresceu: a CTPS agora é digital, os relatórios de Saúde e Segurança do Trabalho estão na plataforma eSocial, e o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) mudou. Esses acontecimentos aumentaram a visibilidade dos órgãos fiscalizadores sobre as rotinas internas das empresas.
Por que a conformidade trabalhista é estratégica para o seu negócio?
A gestão de conformidade trabalhista não é um “mal necessário”, mas um diferencial competitivo real. Gerir a conformidade legal trabalhista e homologar trabalhadores de acordo com um procedimento sério protege o negócio, valoriza os colaboradores e sustenta o crescimento com ética, legalidade e previsibilidade.
A conformidade trabalhista evita custos, controla riscos e fortalece a reputação da organização:
- A empresa evita multas, autuações e processos trabalhistas: cumprir devidamente as normas trabalhistas reduzem significativamente o risco de multas administrativas, ações judiciais por verbas trabalhistas – como horas extras e danos morais -, e responsabilidade solidária ou subsidiária em casos de terceirização irregular.
- Aumenta a segurança e o bem-estar dos trabalhadores: seguir orientações de Normas Regulamentadoras e programas de saúde e risco ocupacional reduz acidentes e afastamentos e melhora o clima organizacional.
- Fortalece a imagem e reputação da empresa: empresas que tratam bem seus trabalhadores e mantêm conformidade com a legislação atraem e retêm talentos com mais facilidade, são bem avaliadas por investidores e parceiros e passam segurança para clientes e consumidores.
- Facilita auditorias, certificações e licitações: empresas com boa governança trabalhista têm vantagem em auditorias ISO (como as da ISO 9001 e ISO 45001), certificações ESG e participações em contratos públicos ou com grandes players que exigem due diligence.
Qual a base legal brasileira para o cumprimento de normas?
A legislação trabalhista brasileira é composta por um importante tripé de obrigações:
É o principal conjunto de normas que regula as relações de trabalho no Brasil. Criada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943, a CLT unificou e sistematizou todas as leis trabalhistas então existentes, com o objetivo de proteger o trabalhador e garantir direitos básicos nas relações de emprego.
São um conjunto de regras editadas pelo Ministério do Trabalho do Brasil. Estabelecem obrigações, direitos e deveres relacionados à segurança e saúde no ambiente de trabalho. Elas complementam a CLT e são obrigatórias para todas as empresas que contratam trabalhadores com carteira assinada.
O eSocial converte quase tudo em eventos eletrônicos auditáveis em tempo real. É uma plataforma digital do governo federal que centraliza e unifica o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas.
Existem diversas outras normas que complementam ou especificam aspectos da legislação trabalhista. Essas normas podem ser de âmbito federal, estadual, municipal, constitucional, previdenciário e internacional.
O grande desafio das corporações é automatizar o processo de gestão de todas as obrigações legais aplicáveis a cada trabalhador. É preciso identificar, verificar, monitorar e armazenar evidências do cumprimento de cada requisito.
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Quais requisitos legais são indispensáveis para os trabalhadores
Para garantir a conformidade legal no ambiente de trabalho, algumas obrigações são essenciais e devem ser cumpridas rigorosamente pelas empresas. Entre os principais requisitos estão:
- Certificados de Treinamentos Obrigatórios
Normas Regulamentadoras como a NR35 (trabalho em altura), NR10 (segurança em instalações elétricas) e NR33 (trabalho em espaços confinados) exigem que os trabalhadores passem por treinamentos específicos. Esses certificados comprovam que o colaborador está capacitado para executar atividades com segurança.
- ASO – Atestado de Saúde Ocupacional
É um documento obrigatório que atesta que o trabalhador está apto física e mentalmente para exercer suas funções. Ele também registra os exames ocupacionais obrigatórios e os riscos aos quais o colaborador está exposto, conforme o PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos) e o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional).
- Comprovante de Pagamento de Salário e Cartão de Ponto
Esses documentos são essenciais para demonstrar que a empresa está em dia com suas obrigações trabalhistas referentes ao pagamento correto dos vencimentos e ao controle de jornada. Eles também servem como defesa contra ações judiciais trabalhistas e ajudam a comprovar que não há condições análogas ao trabalho escravo, por exemplo.
Como a empresa pode verificar esses requisitos?
A verificação da conformidade legal dos trabalhadores deve ser feita com base na coleta e análise documental. As empresas podem adotar soluções digitais, como plataformas de compliance trabalhista, que permitem o upload e a gestão de documentos obrigatórios para cada colaborador. Cada requisito corresponde ao envio de um documento específico:
- Certificados de treinamentos (NRs);
- ASOs atualizados;
- Comprovantes de pagamento (holerites);
- Registros de ponto (cartões manuais, eletrônicos ou digitais).
A plataforma pode também possibilitar o rastreamento de vencimentos, o armazenamento de histórico documental e alertas para renovações. Assim, a empresa consegue manter a documentação sempre em conformidade e acessível, inclusive durante auditorias ou fiscalizações.
Quais requisitos adicionais internos podem ser estabelecidos?
Além das obrigações legais, as empresas podem - e devem - estabelecer requisitos internos que reforcem a cultura de segurança e responsabilidade. Esses requisitos variam conforme a política interna de cada organização, mas alguns exemplos frequentes são:
- Treinamento de Integração
Aborda os valores da empresa, normas de conduta, e orientações de segurança específicas da operação.
- Cartilha de Segurança
Documento que apresenta regras, boas práticas e medidas preventivas que todos os colaboradores devem seguir.
- Termo de Responsabilidade
Assinatura de compromisso individual do trabalhador em seguir as regras estabelecidas pela empresa, especialmente nas áreas de saúde, segurança e conduta ética.
Esses documentos, embora não exigidos explicitamente pela legislação, fortalecem o compromisso da empresa com a integridade, ajudam a mitigar riscos e reforçam a prevenção de acidentes e conflitos trabalhistas.
O que é cultura de compliance trabalhista?
No contexto das relações de trabalho, uma cultura de compliance é surge quando os trabalhadores incorporam consciente e sistematicamente os valores, normas e práticas éticas e legais nas rotinas da empresa — indo muito além do simples cumprimento da legislação trabalhista.
Essa cultura se manifesta no comprometimento da liderança, nos treinamentos de capacitação contínua, em canais de denúncia e ouvidoria confiáveis, em políticas internas claras e efetivas e até em quão acessível a alta gestão é para os empregados.
Construir uma cultura de compliance trabalhista é fundamental para transformar obrigações legais em ativos estratégicos. É o caminho para um crescimento sustentável, com segurança jurídica e responsabilidade social.
Conclusão
Monitorar a conformidade legal dos trabalhadores é fundamental para assegurar a continuidade e a sustentabilidade do negócio. Ao garantir que todos os requisitos legais e normativos são cumpridos, a empresa evita penalidades e reduz passivos trabalhistas danosos. Promove-se, em última instância, um ambiente de trabalho mais seguro, ético e produtivo. Além disso, o alinhamento com boas práticas de compliance permite que a organização se consolide de forma estratégica em um mercado cada vez mais exigente em responsabilidade social e governança.
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